A tudásmenedzsment (TM) viszonylag új eszköz a vállalatok fejlesztésében, ám máris ígéretes távlatokat nyitott meg. Nem jelent sem többet, sem kevesebbet, mint hogy a cégek – versenyképességük javítása és teljesítményük növelése érdekében – szervezetük tudásával szisztematikusan, rendszerezve és koordináltan gazdálkodnak. A tudásmenedzsment valójában a vállalat fejlődése számára létfontosságú ismeretek és információk összegyűjtésének, megosztásának és hasznosításának a gyakorlata: korszerű informatikai bázisra alapozva.
Bár a hazai cégek csak az utóbbi időben érdeklődnek a tudásmenedzsment gyakorlata iránt, de máris gyarapszik azok száma, amelyek a tudással mint eszközzel gazdálkodnak, vagy legalábbis felismerik az ebben rejlő tartalékokat. Gáspár Judit, a KPMG Consulting humán tanácsadás üzletágának vezetője szerint az élénkülő érdeklődés mindenekelőtt arra vezethető vissza, hogy a cégek megtapasztalták, a versenyelőny immár nem kizárólag a fejlett technikák és technológiák birtoklásán múlik, hanem sokkal inkább azon, hogy a szervezetben felhalmozódott – és szisztematikusan feldolgozott – tudást miként kamatoztatják.
Késésben a hazai cégek
A tudásmenedzsment számos területre fókuszál, így a versenytársakról és a vevőkről összegyűjthető ismeretekre, a cég saját termékeivel és szolgáltatásaival, valamint a működési folyamataival kapcsolatos tudás rendszerezésére, az adott cég szabályozását érintő információk feldolgozására, s nem utolsósorban a vállalati dolgozók egyéni tudásának és kompetenciáinak nyomon követésére. A tudásmenedzsment célja tehát minden olyan ismeret megszerzése és hasznosítása, amely a cég versenyelőnyét megalapozza. Ehhez azonban nemcsak előhívja és mobilizálja az egyének tudását, de – eredményes kihasználása érdekében – irányítottan megosztja azt. A tudásmenedzsment akkor működik jól és hatékonyan, ha stratégiába ágyazott, s ha az erre hivatott munkatársak kimunkált program mentén végzik a feladatukat. Igen jelentős eredmény, hogy a tudásmenedzsment immár a hazai vállalati körben sem ismeretlen, noha – mint azt a KPMG tavaly végzett felmérése bizonyítja – a cégeknek egyelőre csak viszonylag szűkebb köre hozta létre e rendszert, illetve működteti – legalább – a rendszer egyes elemeit.
A KPMG munkatársai tizennyolc jelentős magyar vállalatot kerestek meg a nemzetközi felmérés során is alkalmazott kérdőívekkel, s mint a válaszokból kiderült: a megkérdezettek 39 százaléka rendelkezik tudásmenedzsment-stratégiával, 57 százalékuk pedig előkészítette, illetve elindította a programokat. Az ugyancsak tavalyi nemzetközi felmérés ennél jobb arányokat mutat: a megkérdezett 423 európai és észak-amerikai vállalat közül 64 százaléknak van stratégiája, míg 68 százalék elindította, vagy indítja a programokat. A nemzetközi tapasztalatokhoz képest Magyarországon az egyik legszembetűnőbb különbség a munkatársak azon félelme, hogy a tudás megosztásával csökken a hatalmuk, illetve a befolyásuk. Míg külföldön ilyen aggályokról a válaszolók mindössze 16 százaléka szólt, addig Magyarországon ezt a problémát a megkérdezettek 61 százaléka említette. Hazai viszonylatban ugyanakkor a tudásmenedzsment létrehozását gátolja egyebek közt a TM-előnyök ismeretének hiánya – erről a megkérdezettek 86 százaléka számolt be –, illetve az egyéni tudás megosztásának nehézsége – ezt a válaszadók 61 százaléka tartotta aggályosnak. Problémát jelent továbbá a tudás megosztására fordítandó idő szűkössége, s az egyéni tudás "előhívásának" nehézsége. Gáspár Judit szerint különösen a tudásmenedzsment előnyeinek hiányos ismerete jelzi, hogy a hazai cégek még nem kellően felkészültek a rendszer létrehozására. Ez nyilvánvalóan változik, ha a tudásmenedzsment jelentősége, előnyei, végső soron az üzleti eredményekben mérhető haszna tudatosodik a gazdálkodókban.
Munkatársi elkötelezettség
Az interjúk során kapott válaszokra és tapasztalatokra alapozva a KPMG meghatározta az egyes cégek helyzetét azon a fejlődési úton, amelynek végeredménye a TM-rendszer működtetése. Ezek szerint az első lépcsőfok a kezdeti stádium, amikor a szervezeti tudás még kaotikus. Ezt követően tudásfelismerő, majd támogatott, végül menedzselt, majd – s ez az optimális állapot – a cég eljut arra a fokra, amikor tevékenysége tudásközpontú. A hazai viszonyokat jól jellemzi, hogy a megkérdezett vállalatoknak csak egyharmada jutott el a fejlődési grádicsok második fokára, s közülük mindössze kettő közelíti meg a harmadik szintet. A nemzetközi felmérésben szereplő cégek valamivel jobban teljesítenek, noha az optimális helyzet eléréséért még e vállalati körnek is komoly erőfeszítéseket kell tennie.
A tudásmenedzsment elterjedésének alapvető feltétele, hogy – előnyeinek felismerése után – kellő támogatottságot élvezzen. E tekintetben a felmérés rámutat, hogy a nemzetközi tapasztalatokhoz hasonlóan Magyarországon is a legfelső, illetve a szenior menedzsmentszint támogatja leginkább a TM programját. Bár ez igen fontos, nem elhanyagolható a munkatársak bevonása és meggyőzése sem. Annál inkább, mert a program sikere a munkatársak részvételén, elkötelezettségük kialakításán és fenntartásán is múlik.
Noha a vizsgálatba bevont hazai cégek mindegyike pozitív fejleményt vár a tudásmenedzsmenttől, azonban a remélt előnyök némelyike erőteljesebb hangsúlyt kap, mint a nemzetközi felmérés során. Ezt jelzi, hogy – például – a magyar cégek a dolgozók fejlesztésében nagyobb, míg a rövid távú költségcsökkentésben kisebb jelentőséget tulajdonítanak a TM-nek, mint az európai és az amerikai cégek. Közel azonos elvárások fogalmazódnak meg azonban a versenyelőny növelését, a marketing javítását és az ügyfél-orientáltság fejlődését érintő várakozásokban: e téren nincsenek nagy különbségek a magyar és a külföldi vállalatok véleményében.
Megtérülő befektetés
A tudásmenedzsment kialakításában – mivel információk összegyűjtéséről és kezeléséről van szó – meghatározó szerepe van az IT-eszközöknek és technológiáknak. E tekintetben Magyarország nincs hátrányban, a szükséges számítástechnikai eszközök és hozzáférések – internet, intranet, adattárház, dokumentumkezelő és döntéstámogató rendszer – a vizsgált cégeknél rendelkezésre állnak. Önmagában azonban ez nem minden – nyomatékosította Gáspár Judit. Véleménye szerint a tudásmenedzsment iránti nyitottság nagyban múlik a gondolkodásmód és a szemlélet, illetve a kulturáltság milyenségén is. Alapkérdés, hogy az egyén olyan késztető környezetet érezzen maga mögött, amely tudása átadására inspirálja. Ha ez az egyén számára nem jelent presztízsveszteséget, sőt, egyfajta szakértői szerepkörbe emeli, úgy hajlandó a szervezet érdekeit prioritásként kezelni. Nyilvánvaló persze az is, hogy a tudásmenedzsment jó működtetéséhez világos kompetenciákra, a felelősségi körök tisztázására és megfelelő javadalmazásra is szükség van. Mindez azonban nem feltétlenül jelent kiugró befektetést a cég számára: a tapasztalatok szerint ugyanis számos vállalatnál már működnek a tudásmenedzsment elemei, csupán e szigetszerű funkciók összerendezésére lenne szükség.
Jól jelzi a vizsgálat azt is, hogy TM-jellegű projektek léteznek Magyarországon, ám ezek nincsenek egységes programba fűzve. Gáspár Judit szerint azonban a hazai vállalatok lemaradása nem behozhatatlan. A nemzetközi tendenciák ugyanis Magyarországon is egyre inkább jellemzőekké válnak: a tudásmenedzsment napirenden van az üzleti világban, a bevezetésből származó előnyök meggyőzőek, s az informatikai eszközök és technikák rendelkezésre állnak – még ha a felhasználói készségek nem mindenütt érik is el a kívánt szintet. Ösztönzést jelenthet azonban, ha tudatosul, hogy a tudásmenedzsmenttel rendelkező cégek sikeresebbek. Feltételezhető, hogy éppen az üzleti eredményekben is érzékelhető siker vezeti rá a cégeket, hogy kellő gondot fordítsanak a TM emberi aspektusára – lévén a legtöbb vállalat ma még csupán technológiai szolgáltatásként értelmezi a rendszert. Ez már csak azért is sürgető, mert a tudásmenedzsment értékeit megragadó vállalatok idővel javítják piaci pozícióikat, ugyanakkor jobb benyomást keltenek partnereikben. A gyakorlati élet számos példával igazolja a TM hasznát, elég csak arra gondolni, menynyivel jobb piaci esélyekkel rendelkezik az a vállalat, amelyik ismeri partnerei termékeit és beruházásait, amelyik marketingelemzésekkel nyomon követi vásárlói elégedettségét és igényeit, vagy amelyik a szabályozási ismeretek birtokában kellő lobbitevékenységet tud kifejteni. Nem kétséges: az információk ismerete egyben versenyelőny is, de csak akkor, ha az információk rendszerezetten, lekérdezhetően és tudásként összegződve állnak a vállalati stratégia szolgálatába.
Lépéskényszerben
Annak ellenére, hogy a tudásmenedzsment általános magyarországi elterjedése ma még valóban nem jellemző, a létrehozásához szükséges technikai feltételek és szervezetfejlesztési előzmények számos cégnél fellelhetők. Mint dr. Szelecki Zsolt, az Inside Rt. elnöke emlékeztetett rá, a vállalatok bizonyos köre már túljutott az első és legfontosabb lépéseken, azaz rendelkezik informatikai és HR-rendszerrel: mely fundamentumra már felépíthető a tudásmenedzsment. Valójában e két szakterület fejlődése és összekapcsolása teszi lehetővé a TM eredményes működtetését, noha a két ágazat súlya és aránya eltérhet a vállalati gyakorlatban.
A humán területen mindenképpen a tanulószervezet jelentette a közvetlen előzményt, csakhogy ennek elemei önmagukban, rendszerszerű működtetés nélkül nem bizonyultak elég hatékonynak. A tanulószervezet öt alapelve ugyanis – a rendszergazdálkodás, a személyes irányítás, a gondolati minták, a közös jövőkép kialakítása és a csoportos tanulás igénye – akkor kamatoztatható sikeresen, ha a koncepció lefordítható a gyakorlat nyelvére. Pontosan a gyakorlati alkalmazhatóság késztette a szervezeteket a következő lépésre, amely – az informatikában rejlő lehetőségek kihasználásával – a TM rendszerének felépítéséhez vezetett. Az informatikai bázis természetesen nélkülözhetetlen feltétele a tudásmenedzsmentnek, hiszen biztosítja a csoportos kommunikáció technológiáit s az olyan szakértői rendszereket, amelyek az adatok és dokumentumok korszerű kezelésében jelentenek elengedhetetlen segítséget.
Fordított logika
A tudásmenedzsment létrehozását nemcsak a kapcsolódó szakterületek fejlődése, de a vállalatok előtt álló üzleti-gazdasági követelmények is felgyorsították. Szelecki Zsolt kiemelte: a versenyelőny megszerzése s a piaci pozíciók megerősítése immár arra készteti a cégeket, hogy a parciális érdekek által irányított rendszergazdálkodást a belső kommunikáció fejlesztésén és a tudás megosztásán alapuló irányítás váltsa fel, mert ez garantálja az üzleti sikert. A tudásmenedzsment e tekintetben kiemelt jelentőségű, hiszen működtetése révén mérhető, üzleti terminusokban is definiálható haszna származik a cégnek. A tudás okos hasznosítása mindig és minden termelési formációban fontos kérdés volt – akár a céhek világában is -, csakhogy míg korábban az egyéni tudást kapcsolták egységgé, addig a TM – fordított logikával – a szervezeti tudást bontja le az egyének számára is elérhetővé. A tudásmenedzsment így válik alkalmassá arra, hogy a tudást a stratégiai elképzelések szolgálatába állítsa. A TM tehát – lényegét tekintve – nem a meglévő üzleti gyakorlat bázisán építi fel, hanem a távlati üzleti stratégia mentén bontja le a tudásvagyon hasznosításának feladatait.
A TM hazai gyakorlata – a biztató kezdetek ellenére – ma még nem minden elemében felel meg a kívánalmaknak. Szelecki Zsolt szerint leginkább egy-egy üzletág tudását sikerül integrálni, azonban a különböző üzletágak között már kevésbé valósul meg a tudásvagyonnal való szervezett gazdálkodás. A fejlődés azonban nyilvánvalóan be fog következni: s elsősorban azoknál a cégeknél, amelyek regionálisan kezdenek gazdálkodni. A globális vállalatok esetében ugyanis kiváltképp fontos, hogy az üzletágak között is hatékonyan működjék a "tudáskommunikáció". Ennek azonban több feltétele van. Elsősorban is a cégnek hosszú távú üzleti stratégiával, illetve a TM gyakorlásához szükséges kultúrával kell rendelkeznie. Ha pedig ezeknek birtokában van a vállalat, úgy a TM-folyamatoknak – a kellő technológiák alkalmazásával – be kell épülniük az üzleti folyamatokba. A tudásmenedzsment általában az informatikai, a HR- vagy egy üzleti szervezet feladatkörébe tartozik, ám attól függően, hogy mely terület a gazdája, némileg módosulhat az iránya. Amennyiben a HR-szervezet alá tartozik, akkor a tudásközpontú kultúra kap nagyobb hangsúlyt, míg az IT vagy az üzleti szervezet hatásköre alatt ezek az irányultságok erősödnek. Általában az üzleti szemlélet megjelenése nem okoz problémát, az viszont kevésbé előnyös, ha eluralkodik a kizárólag technológiai megközelítésű informatikai szemlélet.
Kultúraváltás
A mintának tekinthető globális cégek éves költségvetésüknek mintegy 0,8-1,3 százalékát költik a tudásmenedzsment – általában technikai jellegű – infrastruktúrájának fejlesztésére: ettől a ráfordítástól a hazai vállalatok még messze állnak. A vezetői példaadás azonban nem pénzkérdés, így e tekintetben a magyar menedzsment is sokat tehet. Meghatározó ugyanis, hogy a cégvezetők miként viszonyulnak a tudáshoz és a tudás átadásához: ebbéli felfogásuk előre-, vagy visszahúzhatja a céget. Óriási változást jelent, amikor a korábban csak a vezető által birtokolt információkhoz a munkatársak is hozzájuthatnak, ez olyan mérvű kultúra- és szemléletváltás, amely a menedzsment támogatása és ösztönzése nélkül nem lehet eredményes. A váltás azonban megéri, hiszen a megosztott, ily módon elérhető és hasznosítható tudás révén a szervezet presztízse és eredménye növekszik, ami – végső soron – az egyén számára is előnyös.
Uniós források
A tudásmenedzsment valódi haszna a szervezet üzleti eredményeinek és versenyképességének megerősödésében mutatkozik meg, a logika azonban e tekintetben is fordított – nyomatékosította Szelecki Zsolt. A TM esetében ugyanis nem az a kérdés, hogy működtetése révén milyen haszon származik, hanem fordítva: azt kell mérlegre tenni, hogy egy adott üzleti mutató adott mértékű javításához miként járulhat hozzá a tudásmenedzsment. Azaz: a vállalat kitűz bizonyos célokat – költséghatékonyság, forgalomnövelés, ügyfélbővítés -, s ezek megvalósításához rendeli a tudásmenedzsment eszközét. A TM esetében tehát nem a tudás nagysága, hanem annak hatékony felhasználása a mérce. Az például, hogy a TM bevezetése előtt egy tenderajánlat 25 százalékos nyerési eséllyel két hét alatt készült el, míg a TM bevezetését követően a pályázat elnyerésének valószínűsége ötven százalékra növekedett, az ajánlat pedig egy hét alatt készült el.
Tévedés azt gondolni, hogy a tudásmenedzsment kizárólag a nagyvállalatok – s köztük is a legnagyobbak – számára "kitalált" fejlesztési eszköz. Szelecki Zsolt arra hívta fel a figyelmet, hogy az Európai Unió ötödik keretprogramja (Fifth Framework) több milliárd eurót fordít arra, hogy a kis- és közepes vállalatok is kialakíthassák innovatív TM-rendszerüket. A tudásmenedzsment létrehozása tehát a magyar kis- és középvállalkozások számára sem lehetetlen – az erre rendelkezésre álló nemzetközi források pedig nem elérhetetlenek -, noha az bizonyos: a TM potenciális befogadói és alkalmazói ma még a nemzetközi vállalatok köréből kerülnek ki, hiszen itt nyilvánvalóbb annak üzleti megtérülése.
