Szigorú számadású nyomtatványok

A bizonylatolási kötelezettség sokszor megkeseríti a gazdálkodó szervezetek életét, különösen, ha az adóigazgatási azonosításra alkalmas, úgynevezett szigorú számadás alá vont nyomtatványokról van szó. Egy-egy mulasztás vagy hiba sokszor nehéz pénzébe kerül az érintettnek, így nem érdektelen az ilyen nyomtatványokra vonatkozó tudnivalók áttekintése.

A gazdálkodók szempontjából alapvető kérdés, hogy milyen feltételek szerint minősül a bizonylat szigorú számadású nyomtatványnak, annál is inkább, mert a jogszabály ezeket a bizonylatokat nem sorolja fel tételesen. Emellett nem hagyható figyelmen kívül az sem, hogy egyes kérdésekben az 1999. évet érintő változások további szigorításokat léptettek életbe. Az alapvető szabályok és a változások ismeretének hiánya sok esetben vezetett és vezethet szankciók alkalmazásához. Célszerű ennek érdekében áttekinteni, hogy melyek a szigorú számadású nyomtatványok tartalmával, kezelésével kapcsolatos, az értékesítőt és a felhasználót érintő, leggyakrabban felmerülő problémák, illetőleg azoknak az adóhatóság által is elfogadott megoldásai.

Adóigazgatási azonosításra alkalmas bizonylatok

A szigorú számadású nyomtatványokra vonatkozó főbb szabályokat a számla, az egyszerűsített számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugtaadást biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet (Rendelet) tartalmazza. Ez a jogszabály határozza meg tételesen egyebek mellett azt is, hogy melyek azok a bizonylatok, amelyek adóigazgatási azonosításra alkalmasak.

Ilyen bizonylatnak minősül a számla, egyszerűsített számla, valamint a nyugta, természetesen csak abban az esetben, ha tartalma megfelel a Rendelet követelményeinek. A bizonylatok csak akkor alkalmasak adóigazgatási azonosításra, ha azok beszerzéséről a kibocsátó (a bizonylat felhasználója, azaz az értékesítő) a bizonylatot forgalmazó által kiállított olyan számlával rendelkezik, amely tartalmazza az értékesített nyomtatványok (számlatömbök, nyugtatömbök) megnevezését, a nyomtatvány sorszámát tól-ig, a vevő nevét és címét (székhelyét, telephelyét), valamint a vevő adóigazgatási azonosító számát.

További feltétel, hogy az értékesítő a bizonylatokat szigorú számadás alá vonja. Ez utóbbi vonatkozásában feltétlenül meg kell határozni, hogy mit is jelent a szigorú számadás alá vonás fogalma.

Szigorú számadás alá vonás

A szigorú számadás alá vonás azt jelenti, hogy az idetartozó nyomtatványokról az értékesítőnek nyilvántartást kell vezetnie, mégpedig a bizonylatok egyes fajtáiról (számla, nyugta stb.) külön-külön, amelyben fel kell tüntetni a nyomtatvány (bizonylat) jelét és számjelét, a nyomtatvány beszerzését igazoló számla számát és a számlán feltüntetett teljesítés keltét, a tömbök sorszámozását tól-ig megjelöléssel, a használatbavétel keltét, valamint a kiselejtezés keltét.

Ezt a feltételrendszert az adóalanyoknak 1999. március 13-tól kell alkalmazniuk. A Rendelet korábban hatályos előírásainak megfelelő bizonylatok felhasználására 1999. december 31-ig van lehetőség.

Kivételek

Általánosságban elmondható, hogy adóigazgatási azonosításra csak a nyomtatott, folyamatos sorszámozással ellátott bizonylatok alkalmasak, ez alól azonban vannak kivételek. Ennek megfelelően adóigazgatási azonosításra alkalmas a fenti kritériumoknak megfelelő bizonylaton kívül:

• az a bizonylat, amelyet nyomdai úton állítottak elő, de csak abban az esetben, ha a kibocsátó gondoskodik a kibocsátás és az elszámolás során a bizonylatok szigorú számadás alá vonásáról – a fentiekben jelzett feltételek betartása mellett -, és gondoskodik arról is, hogy megtörténhessen a másolattal, illetve a tőpéldánnyal való hiánytalan elszámolás. (Ez utóbbi feltétel teljesítésére nincs szükség a készpénzzel azonos elszámolás alá eső, meghatározott értékű bizonylatoknál.);
• az a számla, amelyet számítógéppel állítottak elő (Ennek a számlának a szigorú számadás alá vonását úgy kell biztosítani, hogy a számlát nyilvántartó gépi program kihagyás vagy ismétlés nélkül képes legyen a sorszámozásra, és a másolatok alapján elvégezhető legyen a hiánytalan elszámolás is. Ezen túlmenően 1999. március 31-től gépi számlázás esetén a számlakibocsátónak rendelkeznie kell a számlázási program vonatkozásában olyan dokumentációval, amely lehetővé teszi a program működésének ellenőrzését.);
• az a – pénztárgép, taxaméter által kibocsátott – nyugta, számla, amelyet kibocsátó pénztárgépet, illetve taxamétert az APEH elnöke az arra vonatkozó feltételek megléte alapján engedélyezett és azt az arra feljogosított szerviz üzembe helyezett. Ez az engedély tartalmazza a forgalmazó nyilvántartási, adatszolgáltatási és egyéb kötelezettségeit. A jóváhagyás további feltétele, hogy a pénztárgépet, taxamétert forgalmazó rendelkezzen az úgynevezett CE megfelelőségi dokumentációval, valamint a gyártó megfelelőségi nyilatkozatával. [A CE megfelelőségi dokumentációra vonatkozó előírásokat a 79/1997. (XII. 31.) IKIM rendelet tartalmazza. A típusjóváhagyás során ezt a rendelkezést 1999. június 11-től kell alkalmazni.]

A taxaméterrel szembeni követelmények

Mindezeken túlmenően a taxaméter jóváhagyásához további együttes feltételeknek is teljesülniük kell. Így a taxaméternek alkalmasnak kell lennie legalább nyolc tarifa (ezen belül alapdíj, útdíj, várakozási díj) egyidejű tárolására, a taxaméteren nem gyulladhat ki a nyugtakiíratás megtörténtéig a szabad jelzés, továbbá abban az esetben, ha a taxaméter több általánosforgalmiadó-alany részére készült (értve ezalatt, hogy a taxisszolgáltatást egy gépkocsival több személy végzi, és a taxaméter e több személy szolgáltatását méri), az adómemóriában tárolt adatoknak adóalanyonként el kell különülnie, végül az adómemóriába a napi forgalom záráskényszerrel kell hogy rögzítődjön. Ez utóbbi feltétel megvalósulása két formában történhet: vagy a nap 24. órájában, vagy pedig a taxaméter első bekapcsolásakor. Emellett a taxaméter típusjóváhagyásának van még egy további feltétele is: a forgalmazónak rendelkeznie kell az Országos Mérésügyi Hivatal érvényes hitelesítési engedélyével.

A nyomtatványok kezelése

A szigorú számadás alá vont nyomtatványok kezelésekor számos gyakorlati probléma merült fel főként a rendelet hatálybalépését követő időszakban, amely problémák ismerete, illetve azok adóhatóság által is elfogadott megoldása a jövőre nézve az egységes gyakorlat kialakítása, illetve a majd a későbbiekben jelzett szankciók elkerülése érdekében elengedhetetlen. A probléma és a megoldások egy része általános jellegű, míg egy másik része a forgalmazókat érinti.

Kérdés, hogy a szigorú számadású nyomtatványokat milyen módon kell nyilvántartani, melyek azok a nyomtatványok, bizonylatok, amelyek nyilvántartásba vétele kötelező, van-e joga a vállalkozás vezetőjének arra, hogy saját elhatározása szerint bevonjon bizonylatokat a szigorú számadású nyomtatványok körébe, illetve kihagyhat-e a nyilvántartásból a jogszabályban ilyenként meghatározott bizonylatokat.

Fogódzó a számviteli törvény

A szigorú számadású nyomtatványok körének meghatározásához elsődlegesen a számvitelről szóló 1991. évi XVIII. törvény (Sztv.) 86. §-a ad támpontot. Eszerint a készpénz kezeléséhez kapcsolódó nyomtatványokat, továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása viszszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadás alá kell vonni.

Gyakorlati problémák

A szigorú számadási kötelezettség alá tartozó nyomtatványokat a jogszabály nem sorolja fel tételesen, a bizonylatok körét a jogszabályi feltételek figyelembevétele mellett a gazdálkodóknak kell meghatározni, és teljesíteni mindazokat a kötelezettségeket, amelyek a szigorú számadás alá vonás folyamatában az adóalanyokat terhelik. Ezért a Rendelet hatálybalépését követően a joggyakorlatnak esetenként kellett tisztázni, hogy egyes nyomtatványok szigorú számadási kötelezettség alá tartoznak-e, avagy sem.

Étkezési jegyek, értékpapírok

A szigorú számadás körébe kell vonni az étkezési jegyeket, valamint az értékpapírokat is. Fontos, hogy e kötelezettség vonatkozásában az Sztv. nem nyújt segítséget, mert nem sorolja fel a szigorú számadás alá vonandó bizonylatok, nyomtatványok fajtáit, hanem csak az ilyenként kezelendő nyomtatványok tartalmát határozza meg. Ebből pedig az következik, hogy a konkrét intézkedéseket – a fentiek szerint – a gazdálkodó szervezeteknek maguknak kell megtenniük.

E vonatkozásban a gazdálkodó, illetve a vállalkozás vezetője jogosult arra, hogy meghatározza az Sztv.-ben, illetve a Rendeletben előírt bizonylatok, nyomtatványok konkrét (teljes) körét, valamint ezen túlmenően azokat az egyéb bizonylatokat is, amelyeket a vállalkozás vagyonának védelme érdekében, a munkavállalókkal való elszámolás ellenőrizhetősége vagy egyéb felelősségi kérdések tisztázása miatt szigorú számadás alá von (1/1997. számviteli kérdés, Számvitel és Könyvvizsgálat 1997. januári szám).

Átutalási utalványok

Ismeretes, hogy a gazdálkodók számos esetben postai átutalási utalványon teljesítenek különféle fizetési kötelezettségeket (például a kamarai tagdíjakat, egyes tevékenységek kötelező felelősségbiztosítási díjának befizetését), amelyből azonnal adódik az a probléma, hogy az ilyen utalvány elfogadható-e adóigazgatási azonosításra alkalmas bizonylatként (nyugtaként), és amennyiben igen, milyen feltételek mellett?

Az általános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. törvény (Áfa-tv.) 13. §-a (1) bekezdésének 20. pontja alapján az MSZ 16133-90. számú szabványnyugtán kívül bármely más, az értékesítést végző adóalany által kiállított, adóigazgatási azonosításra alkalmas bizonylat elfogadható nyugtaként, amely a korábbiakban felsorolt alaki kellékekkel rendelkezik.

Ebből következően a postai átutalási utalvány elfogadható nyugtaként, ha tartalmazza az értékesítő nevét, címét, adószámát, az elvégzett tevékenység SZJ-besorolását, az adó alapját, az adó százalékos mértékét, a befizetendő összeget és a postai utalvány sorszámát (utóbbi feltételnél tekintettel arra, hogy a nyugta sorszáma az alaki kellékek része). Emellett az elfogadás feltétele, hogy az utalványokat is szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni (1993/293. APEH-iránymutatás, AEÉ 1993/12.).

Felhasználhatóság

A Rendelet hatálybalépése előtt beszerzett nyomtatványok felhasználhatósági ideje vonatkozásában merült fel – amely itt részben a teljesség kedvéért említendő meg a lejárat időpontjára figyelemmel, de emellett ismerete segítséget adhat az elévülési időn belüli adóhatósági ellenőrzéskor, illetve azt megelőzően követendő eljáráshoz is -, hogy a hatálybalépést megelőzően vásárolt, nyomdailag sorszámozott bizonylatok felhasználhatósági ideje egybeesik-e a szintén a hatálybalépés előtt beszerzett, de nyomdai sorszámozást nem tartalmazó bizonylatok felhasználási idejével.

A Rendelet 10. §-ának (3) bekezdése a Rendelet hatálybalépése előtt beszerzett és nyomtatott sorszámozást nem tartalmazó bizonylatokat 1996. március 31-ig tette felhasználhatóvá, a felhasználás feltétele volt, hogy az adóalany a bizonylatokat utólagosan besorszámozza és szigorú számadású nyilvántartásba vegye.

A jogszabály azonban nem rendelkezett arról, hogy mi a teendő az eredetileg beszámozott nyomtatványokkal. A gyakorlatban ezeknek a bizonylatoknak a felhasználására is csak 1996. március 31-ig volt lehetőség akkor, ha az adóalany nem rendelkezett a nyomtatványok beszerzését dokumentáló, a Rendelet 1. §-ának (2) bekezdésében meghatározott, a fentiekben már ismertetett részletességű számlával. Ennek indoka, hogy az adóigazgatási azonosításra alkalmasságnak kettős feltétele van. Egyrészt, hogy a beszerzés a Rendelet szabályainak megfelelően dokumentálva legyen, másrészt, hogy a nyomtatványok szigorú számadású nyilvántartásba vétele megtörténjen.

A gyakorlat a nyomdai úton sorszámozott bizonylatok vonatkozásában az volt, hogy azok sem voltak felhasználhatók 1996. március 31-ét követően, mert a bizonylat vásárlásáról szóló számla nem tartalmazta kötelezően a Rendelet szerinti tartalmi elemeket.

Az adóhatóság azonban ennek ellenére lehetőséget adott a takarékossági szempontok érvényesítésére annak érdekében, hogy a fel nem használt bizonylatok a rendelkezés ellenére ne vesszenek kárba, mégpedig a következő módokon:

• lehetőség volt a vásárlás helyén a bizonylatok átcserélésére, amikor az ezzel kapcsolatos elszámolás a visszárura vonatkozó rendelkezések szerint alakult; továbbá
• a forgalmazónak lehetősége nyílt arra, hogy a bizonylatokat utólag nyilvántartásba vegye az őt terhelő, korábban már hivatkozott adatszolgáltatás teljesíthetősége érdekében, végül
• a forgalmazó hitelt érdemlően kiegészíthette az eredeti beszerzési bizonylatot a Rendelet által előírt részletességű adatokkal (1996/231. APEH iránymutatás, AEÉ 1996/10.).

A forgalmazókat érintő főbb kötelezettségek

A szigorú számadású nyomtatványokkal kapcsolatos, forgalmazókat érintő kötelezettségek ismeretének hiánya gyakran vezet az adóhatóság általi szankciók alkalmazásához. Az adózás rendjéről szóló 1990. évi XCI. törvény 74. §-a (13) bekezdésének a) és b) pontja alapján az adóhatóság akár kettőszázezer forint összegű mulasztási bírsággal is sújthatja a forgalmazót valamely kötelezettségmulasztás miatt. Ez az alábbi kötelezettségek maradéktalan teljesítésével elkerülhető.

Bejelentés a tevékenységről

A forgalmazóknak a szigorú számadású nyomtatványok értékesítésekor bejelentési, nyilvántartási és adatszolgáltatási kötelezettsége keletkezik. Ennek megfelelően az áfa tv.-ben megjelölt szabvány szerinti sorszámozott számlák, egyszerűsített (készpénzfizetési) számlák és nyugták értékesítését végző forgalmazó az erre irányuló tevékenységét, annak megkezdésétől számított 15 napon belül köteles írásban bejelenteni a székhelye szerint illetékes adóigazgatóságnak. A bejelentésben meg kell jelölnie a nevét, címét, adóigazgatási azonosító számát, az értékesítendő nyomtatvány megnevezését, jelét. A tevékenység megszűnését szintén ebben a határidőben kell jelenteni a székhely szerint illetékes adóhatóságnak.

Számlakibocsátás

Az értékesítőt az eladásról kiállított számla kibocsátásakor is szigorú alaki és tartalmi kötelezettségek terhelik, amelynek alapján – a Rendeletnek megfelelően – a számlán részletesen és rövidítések nélkül köteles feltüntetni:

• az értékesített nyomtatvány megnevezését,
• a nyomtatvány kezdő és utolsó sorszámát és mennyiségét, ezen belül darabszám szerint, tömb esetében annak a darabszámát, megjelölve azt is, hogy a tömb hány darabos,
• a vevő nevét és teljes címét, tehát székhelyét, telephelyét vagy lakóhelyét, az irányítószámot, az utcát és a házszámot,
• a vevő adóigazgatási azonosító számát.

Problémák az adószám körül

A Rendelet hatálybalépését követő kezdeti időszakban számos esetben előfordult, hogy a bizonylatot megvásárolni kívánó személy, illetve szervezet képviseletében eljárók megtagadták a fenti adatok – különösen az adóigazgatási azonosító – megadását, sőt olyan eset is előfordult, hogy az adatokat kérő, értékesítő szervezet ellen a Gazdasági Versenyhivatal előtt eljárást indítottak (amelyben persze a Hivatal értelemszerűen nem hozott érdemi határozatot, hiszen a kérdésnek versenyjogi vonatkozása nincs).

Az ilyen vásárlói fellépés hatására eleinte több alkalommal elfordult, hogy az összeütközések elkerülése miatt a forgalmazók hiányos adatokkal is értékesítettek szigorú számadás alá eső nyomtatványokat. Az ilyen értékesítések adóhatósági vizsgálatakor néhány adóhatóság kezdetben lehetőséget adott a nyilvántartás utólagos kiegészítésére is.

Mi kell a vásárláshoz?

A gyakorlatban sokszor jelent problémát, hogy milyen dokumentum felmutatása szükséges a szigorú számadás alá vont nyomtatványok vásárlásához, elegendő-e a dokumentum másolata, avagy fel kell-e mutatni eredeti iratot.

A forgalmazó számára a legbiztonságosabb, ha az adóhatósághoz történő bejelentkezésnek az adóhatóság által felülbélyegzett másodpéldányából rögzíti a vásárló adatait. 1998. június 16-át követően cégek esetében az adatok hiteles igazolására szolgál az illetékes cégbíróság által kiadott, az adószámot tartalmazó úgynevezett tanúsítvány is, amely közokirat.

Amennyiben e dokumentumok felmutatása mellett történik a bizonylat megvásárlása, ez – a forgalmazó biztonságának garantálása mellett – kizárja a visszaéléseket.

Nyilvántartás

Az értékesítő az eladott nyomtatványokról az értékesítésről kiállított számla tőpéldányai alapján a B 15-46/E/V. r. számon előállított kétpéldányos nyilvántartást vezet, a nyilvántartás fajtájától nem térhet el. (A szigorú számadású nyomtatványok értékesítésének nyilvántartása elnevezésű nyomtatvány a nyomtatványboltokban kapható.) A nyilvántartásban az alábbi adatok feltüntetése kötelező:

• a forgalmazó neve, címe, adóigazgatási azonosító száma,
• az értékesített nyomtatvány megnevezése, jele,
• a nyomtatvány kiadásának dátuma,
• a vevő neve, címe, valamint adóigazgatási azonosító száma,
• az értékesített nyomtatvány sorszáma (tól-ig), mennyisége,
• az értékesítésről kibocsátott számla sorszáma,
• az értékesített bizonylatot előállító nyomda megnevezése.

Adatszolgáltatás

A forgalmazók adatszolgáltatási kötelezettségének határideje a tárgynegyedévet követő 20. nap. (A teljesség kedvéért megemlítendő, hogy az első adatszolgáltatást a forgalmazóknak 1996. július 20-án kellett teljesíteni a második negyedévről.) Az adatszolgáltatást a B 15-46/E/V. r. számú nyilvántartás első példányának a forgalmazó székhelye szerinti adóigazgatósághoz történő megküldésével kell teljesíteni. Ez a kötelezettség azokra a forgalmazókra vonatkozik, akik a nyilvántartást számítógépes rendszerben készítik el, mert kézi adatfeldolgozás esetén a vevőnkénti összesítést nem kell elvégezni.

Nem terheli a forgalmazót a nyilvántartás megküldésének kötelezettsége akkor, ha a nyomtatványt továbbértékesítési célból alforgalmazónak értékesíti. Abban az esetben tehát, amikor a forgalmazó nemcsak viszonteladó, hanem felhasználó számára is végez nyomtatványértékesítést, úgy ez utóbbiról külön nyilvántartást köteles vezetni.

Saját célú felhasználás

Forgalmazói oldalon merül fel az a kérdés, hogy hogyan alakul az adatszolgáltatási kötelezettség a nyomtatványok saját célra történő felhasználásakor. A saját célú felhasználást ugyancsak az előbb említett, adatszolgáltatási célú, az adóhatóságnak megküldendő nyomtatványon kell feltüntetni. A saját céljaira vásárolt nyomtatványokat az alforgalmazó is köteles az értékesítések nyilvántartására vonatkozó nyilvántartásban szerepeltetni és a nyilvántartást az adóhatóságnak megküldeni.